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交流会の名刺スキャン代行｜会場でその場でリスト化する方法と郵送型との違い

約14分メイシトル編集部
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交流会で集めた名刺が、今日は42枚。お礼メールを送るにはまず宛先を入力しなければいけない。調べると名刺のスキャン代行・入力代行というサービスがある。料金表を開くと「500枚から」「到着後5営業日以内」——。

名刺スキャン代行は、大量の名刺を一度にデータにするには便利な仕組みです。ただ、交流会1回分の名刺に合わせて作られているサービスは多くありません。最低枚数、最低料金、納期のどれかが合わないのです。

本記事では、2026年10月時点で公開されている郵送型・出張型の代行の料金と条件を並べたうえで、交流会の名刺を当日中にリストにする方法を整理します。

3行サマリー

  • 名刺スキャン代行は郵送型が中心。公開料金は1枚数十円だが、最低枚数・最低料金と数営業日の納期がある
  • 交流会の名刺（数十枚）とは相性が悪い。1枚あたりの実質単価が上がり、データが届く頃にはお礼メールの時機を過ぎる
  • 交流会なら「当日・その場で」リストにする。自分でスマホで撮るか、会場でのスキャンを頼むかの2択で考える

名刺スキャン代行とは——入力代行・データ化代行との違い

要点: 「スキャン」は画像にするだけ、「入力」「データ化」は文字のデータにして表にする作業です。お礼メールに使うなら入力まで必要です。

同じ「名刺の代行」でも、頼める範囲は3段階に分かれます。

  1. スキャン — 名刺を画像（PDF・JPEGなど）にする。紙の保管はなくなるが、宛先としては使えない
  2. 入力（データ化） — 会社名・氏名・メールアドレス・電話番号などを文字にして、Excel・CSVの表にする
  3. 取り込み — 名刺管理アプリや顧客管理ツールに登録するところまで

交流会の名刺は「お礼メールを送る」「次に連絡する」ために使うので、2の入力までが最低ラインです。検索で「スキャン代行」と出てくるサービスでも、画像の納品だけか、入力まで含むかはサービスごとに違うので、見積もり前に確認します。

郵送型・出張型の料金と条件（2026年10月時点）

要点: 公開料金は1枚数十円。ただし最低料金と納期があり、少ない枚数ほど割高になります。

郵送型

名刺を箱に入れて送り、データを納品してもらう形です。2026年10月27日に各公式サイトで確認した内容は次のとおりです。

サービス（運営） 料金（公開情報） 最低条件 納期 納品形式など
名刺データバンク（カンパニーファクトリー株式会社） 1枚30円（税別） 500枚から・最低16,500円（税込）、返送料2,000円〜 名刺到着後5営業日以内 PDF・Excel・CSV・JPEG・PNGから選択
プロセス・マネジメント（名刺データ入力） 9項目で1枚49円（税込）から ブログ記事に記載なし ブログ記事に記載なし 項目を増やすと料金が上がる
Eight×SCANMAN（郵送プラン） 500枚まで3,500円、以降50枚ごとに350円（税抜） 返送費 一律700円（税抜） 約8営業日（特急プランは500枚まで5,500円で約3営業日） 郵送で全国対応
うるるBPO（名刺スキャン） 単価の記載なし 最低 一律7万円（税別） 500枚でADF 2営業日 OCRと目視確認

出典: 名刺データバンク（https://meishidata.jp/ ）、プロセス・マネジメント スタッフブログ（https://pmj.co.jp/staffblog/6098/ 、2025年8月5日更新）、SCANMAN（https://scanman.in/ ）、うるるBPO（https://www.uluru.bz/service/scan10/ ）。いずれも2026年10月27日確認。料金は改定される場合があります。

プロセス・マネジメントは同じブログ記事で、名刺入力代行の相場を「1枚あたり40〜50円」としています。業者ごとの単価差より、最低料金と納期の差の方が交流会の名刺では効いてきます。

出張（訪問）型

業者が訪問してスキャンする形もあります。ただし、2026年10月27日時点で確認できたものは、いずれも依頼企業のオフィスへの訪問が前提です。

  • メイシーの出張スキャン（運営表記 Mogura Co., Ltd.）: 「貴社にお伺いして」スキャンからアップロードまでを代行。東京23区内のみ。500枚まで一律5,500円、501枚からは11円×枚数、交通費770円／人、文字の入力は1枚33円（いずれも税込）。会議室は依頼側が用意（出典: https://maysee.jp/scan ）

  • スキャンマン: オフィスに訪問してスキャンする派遣型のスキャン代行。ただし公式サイトに「名刺スキャンの派遣プランは、現在休止させていただいております」と記載（出典: https://scanman.in/ ）

  • スマートゲート（名刺データ入力）: 展示会の会場まで名刺を引き取りに来る出張引き取り（5,000円〜、東京ビッグサイトの例は7,000円／回）と、翌日納品（10,000円〜）を掲載。最小ロットは9.5万円（いずれも税別。出典: https://data-entry.tokyo/service/businesscard/ ）

会場まで引き取りに来て翌日に納品する形はありますが、最小ロットは展示会の枚数を前提にしています。交流会の会場でその場で名刺をスキャンする形のサービスは、公開情報ではほとんど見当たりません。

交流会の名刺と代行が合いにくい3つの理由

要点: 枚数が少ない・お礼メールに間に合わない・名刺を手放す期間が生まれる。この3つが重なります。

① 枚数が少なく、1枚あたりが割高になる

代行の料金は数百枚以上を想定して組まれています。仮に交流会1回で30枚の名刺を交換したとして、名刺データバンクの最低料金16,500円（税込・2026年10月27日確認）を払うと、1枚あたり550円になります。毎回の交流会のたびに出すと、この割高さが積み上がります。

② データが届く頃には、お礼メールの時機を過ぎている

交流会のお礼メールは、相手の記憶が新しい当日か翌日に送りたいものです。郵送型は、発送の日数に加えて、名刺データバンクで到着後5営業日以内、Eight×SCANMANの通常プランで約8営業日（いずれも2026年10月27日確認）の納期がかかります。発送の日数を足すと、データが手元に届くのは交流会から1週間前後たってからになります。

お礼メールのタイミングと文面は名刺交換後のお礼メール、24時間以内に送れる人の仕組みで詳しく扱っています。

③ 名刺を外部に預ける期間が生まれる

名刺は個人情報です。郵送中・作業中は名刺が手元を離れ、業者の管理下に入ります。個人情報保護法では、個人データの取り扱いを外部に任せた側に、委託先を監督する義務があります（25条）。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、その中身として①適切な委託先の選定、②委託契約の締結、③委託先での取り扱い状況の把握、を挙げ、委託の例に「データ入力」を挙げています。

代行を選ぶときは、少なくとも次の点を確認します。

  • プライバシーマーク・ISMSなどの認証、秘密保持契約の有無
  • 原本の返却か廃棄か、廃棄ならその方法
  • 納品後、業者の手元からデータを消すか

名刺を個人情報としてどう扱うかは名刺は個人情報にあたる？にまとめています。

加えて、名刺管理アプリを使っている場合はその規約も確認が必要です。Eightは、提携パートナー以外の名刺スキャンサービスの利用を規約で禁止すると公式に明記しており、Eight利用規約（2026年5月26日改定）も第12条で「スキャン提携パートナー以外が提供するサービスをEightサービスに利用する行為」を禁止事項に挙げています（出典: https://materials.8card.net/dokodemo_scan/ 、https://8card.net/kiyaku ）。

交流会の名刺は「当日・その場で」リストにする

要点: 交流会の名刺に必要なのは、大量処理より速さです。当日中にリストにする方法は2つあります。

観点 郵送型の代行 出張型の代行 自分でスマホで撮る（名刺OCR） 会場でのスキャン代行
リストになるまで 発送＋数営業日 訪問日 撮ったその場 交流会の当日
数十枚での割高さ 最低料金で割高 最低料金・交通費 小さい 見積もり次第
人手 梱包・発送のみ 会議室の用意 自分で撮影 不要
名刺を預ける期間 数日〜1週間超 訪問中 なし 当日のみ
向いている場面 過去の名刺が数百枚以上 オフィスに大量に保管 交流会に毎回参加している 撮影する余裕がない・人数が多い

（各方式の評価は2026年10月時点の公開情報にもとづく一般的な整理です。個別サービスの品質を比較したものではありません。）

方法1: 自分でスマホで撮ってリストにする

数十枚なら、代行に出すより自分で撮る方が早く終わります。名刺専用のAI-OCRなら、撮った写真から会社名・氏名・メールアドレスなどの項目を自動で切り分けるので、手で転記する作業がなくなります。

交流会の帰りの電車か、当日の夜に撮ってしまえば、翌朝にはお礼メールを送れる状態になります。無料で試せる方法の比較は名刺を無料でスキャンしてリスト化する方法にまとめています。

方法2: 会場でその場でスキャンしてもらう

参加者が多い交流会や、名刺交換に集中したい場面では、撮影する余裕そのものがありません。その場合は、会場にスタッフを置き、受け取った名刺をその場で撮影・リスト化してもらう形が合います。

メイシトルと、運営元による会場スキャン代行

宣伝を含むので、事実だけ書きます。当メディアの運営元は名刺OCRツール メイシトル を提供しており、交流会の会場での名刺スキャン代行も受け付けています。

自分で撮る場合: メイシトル

名刺をスマホで撮ると、会社名・氏名・部署・役職・メール・電話・携帯・FAX・郵便番号・住所・URL・備考の12項目が自動でリストになります。机に並べて撮った1枚の写真に複数の名刺が写っていても名刺ごとに分けて読み取り、読み取りの信頼度が名刺ごとに表示されるので、確度の低いものだけを手直しできます。

「10/26 交流会」のように交流会ごとにフォルダを分けて保存でき、フォルダで絞り込んだ名刺だけをCSVで書き出せます。Proプラン（テスト価格・月5,000円、年契約なら実質月4,000円）ではExcel・Googleスプレッドシートへの出力と、お礼メール・ステップメールの自動送信にも対応します。

無料プランは累計3枚まで（クレジットカード登録不要）。次の交流会の名刺のうち3枚を撮って、リストになるかを確かめられます。→ メイシトルを無料で試す

会場で頼む場合: 会場スキャン代行

  • 交流会の会場にスタッフが伺い、受け取った名刺をその場で撮影してリストにします
  • 名刺は交流会ごとのフォルダにまとめ、CSV・Excelでお渡しします
  • 名刺を郵送したり、数日預けたりする必要はありません

料金は枚数・時間・場所に応じてお見積もりします。対応できる日程・地域も個別にご案内します。ご相談は相談フォームから、メールアドレスとご相談内容をお送りください。折り返しご連絡します。

なお、交流会そのものへの出席から任せたい場合は、交流会の参加代行で頼めることと注意点を整理しています。

代行を選ぶときのチェックリスト

郵送型・出張型・会場型のどれを選ぶ場合も、見積もり前に次の7点を確認しておくと失敗しにくくなります。

  1. 最低枚数・最低料金 — 交流会1回分の枚数で、1枚あたりいくらになるか
  2. 納期 — お礼メールを送りたい日に間に合うか
  3. 入力する項目 — メールアドレス・携帯番号・備考まで入るか。項目を増やすと料金が変わるか
  4. 納品形式 — Excel・CSVなど、自社の顧客管理表やメール配信ツールにそのまま取り込めるか
  5. セキュリティ — 認証の有無、秘密保持契約、作業場所
  6. 原本とデータの扱い — 原本は返却か廃棄か。納品後に業者側のデータを消すか
  7. 使っている名刺アプリの規約 — 外部のスキャン代行の利用が制限されていないか

よくある質問

Q. 名刺スキャン代行と名刺入力代行の違いは？ スキャン代行は名刺を画像にする作業、入力代行は文字のデータにして表にする作業です。お礼メールに使うなら入力まで必要です。

Q. 名刺入力代行の料金相場は？ 2026年10月27日時点の公開料金では、郵送型で1枚30円（税別・名刺データバンク）〜49円（税込・プロセス・マネジメント）などです。最低料金があるため、少ない枚数では1枚あたりが割高になります。

Q. 交流会の名刺を代行に出すときの注意点は？ 最低枚数・最低料金、納期、原本を預ける期間の3点です。郵送型では、データが届く頃にお礼メールの時機を過ぎてしまうことがあります。

Q. 会場に来てスキャンしてくれる代行はある？ 公開されている出張型はオフィス訪問が前提のものがほとんどです。当メディアの運営元は交流会の会場でのスキャン代行を受け付けています。

Q. 名刺アプリを使っていても外部の代行を使える？ アプリによっては規約で制限があります。Eightは提携パートナー以外の名刺スキャンサービスの利用を規約で禁止しています。

Q. 数十枚なら自分でやった方が早い？ 多くの場合は早く終わります。スマホで撮るだけの名刺OCRなら、当日中にリストにできます。

まとめ：交流会の名刺に必要なのは「量」より「その日のうち」

  • 名刺の代行は「スキャン」「入力」「取り込み」の3段階。お礼メールに使うなら入力まで必要
  • 郵送型の公開料金は1枚数十円だが、最低料金と数営業日の納期がある
  • 交流会の数十枚では割高になり、お礼メールにも間に合わない
  • 交流会の名刺は当日・その場でリストにする。自分で撮るか、会場でのスキャンを頼むか

過去にたまった数百枚の名刺なら、郵送型の代行は今も合理的な選択肢です。一方、これから毎回の交流会でもらう名刺は、その日のうちにリストにする仕組みを持っておく方が、お礼メールにも次の連絡にもつながります。

無料で3枚まで、今日の名刺から試せます。 → メイシトルを無料で試す 会場でのスキャン代行のご相談は → 相談フォーム

※本記事の注記: 本文中の各サービスの料金・条件は、名刺データバンク（https://meishidata.jp/ ）、プロセス・マネジメント スタッフブログ「名刺のデータ入力代行について」（https://pmj.co.jp/staffblog/6098/ 、2024年5月15日投稿・2025年8月5日更新）、SCANMAN（https://scanman.in/ ）、うるるBPO（https://www.uluru.bz/service/scan10/ ）、メイシー出張スキャン（https://maysee.jp/scan ）、スマートゲート（https://data-entry.tokyo/service/businesscard/ ）、Eightの名刺スキャンサービスに関する案内（https://materials.8card.net/dokodemo_scan/ ）、Eight利用規約（https://8card.net/kiyaku ）に基づき、いずれも2026年10月27日に確認しました。料金・条件は改定される場合があるため、最新の情報は各公式でご確認ください。委託先の監督は個人情報保護法25条（https://laws.e-gov.go.jp/law/415AC0000000057 ）および個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/ ）に基づきます。メイシトルおよび会場スキャン代行は当メディアの運営元が提供するサービスであり、記載の仕様・価格（テスト価格）は執筆時点の一次情報です。読み取り精度は第三者による検証を受けたものではありません。